オフィスの入退室管理とは？鍵管理・アクセス権限を見直すポイント
オフィスには、従業員だけでなく、取引先などの来訪者や清掃・設備管理を担当する事業者など、さまざまな人が出入りします。
また、オフィス内には執務室や会議室、書類や機器を保管する場所などがあり、すべての人が同じ場所を利用するとは限りません。
こうした人の出入りを管理するうえで考えておきたいのが「入退室管理」です。
入退室管理というと、電子錠や顔認証などの設備を思い浮かべるかもしれません。しかし、まず整理したいのは設備の種類ではなく、「誰を・どこまで・いつ入れるのか」という管理の考え方です。
今回は、物理鍵の管理からアクセス権限、利用者が変わったときの対応、入退室履歴まで、オフィスの入退室管理を見直す際のポイントをご紹介します。
オフィスの入退室管理とは
入退室管理とは、オフィスや特定のエリアについて、誰が、いつ、どこへ出入りするのかを管理することです。
単に扉を施錠・解錠するだけではありません。
たとえば、従業員は執務室を利用できる一方、来訪者が利用するのは受付や会議室までとする。重要な書類や機器を保管する場所には、業務上必要な人だけが入れるようにする、といった管理が考えられます。
また、早朝や夜間、休日などにオフィスを利用する場合には、時間帯も含めて管理する必要があります。
つまり入退室管理では、「誰が」「どこへ」「いつ」入れるのかを整理し、オフィスの利用状況に合わせて管理することが基本になります。
鍵だけの管理で確認しておきたいこと
現在、オフィスの出入口を物理鍵で管理している企業もあるでしょう。
物理鍵だから問題があるということではありません。オフィスの規模や利用人数などによっては、現在の方法で十分に管理できることもあります。
大切なのは、鍵の種類ではなく、現在の運用で適切に管理できているかどうかです。
誰が鍵を持っているか把握できているか
まず確認したいのは、誰が鍵を持っているのかという点です。
担当者だけが持っているのか、複数の従業員へ貸与しているのか、合鍵を含めて何本あるのか。現在の保有状況を把握できているでしょうか。
鍵を追加したり貸し出したりするうちに、管理台帳と実際の保有状況が合わなくなることも考えられます。
誰にどの鍵を渡しているのかを確認できる状態にしておくことが、鍵管理の基本です。
異動・退職時に確実に回収できているか
従業員の異動や退職があった場合には、貸与していた鍵の回収も必要です。
担当者が変わったときや組織変更があったときなども、現在その場所を利用する必要がある人と、鍵を持っている人が一致しているか確認します。
鍵を渡した時点だけでなく、利用する人が変わったときまで含めて管理することが欠かせません。
紛失した場合の対応が決まっているか
鍵を紛失したときに、誰へ報告し、どのように対応するのかも確認しておきたいところです。
紛失した鍵がどの扉のものなのか、ほかに誰が同じ鍵を持っているのかなどを把握できなければ、対応にも時間がかかります。
普段の管理だけでなく、紛失などが起きた際の連絡先や対応方法まで決めておくと、状況を整理しやすくなります。
オフィスの入退室管理で確認したいポイント
物理鍵だけでなく、電子錠やカード、顔認証などを利用する場合にも、管理の基本となる考え方は共通しています。
設備を選ぶ前に、「誰を・どこまで・いつ入れるのか」を自社のオフィスに当てはめて整理してみましょう。
オフィスを利用する人は、従業員だけとは限りません。
取引先などの来訪者、清掃・設備管理の担当者、外部の事業者などが出入りすることもあります。
それぞれの人について、どのような目的でオフィスへ入るのかを整理します。
すべての利用者を同じ条件で管理するのではなく、業務や訪問目的に応じて必要な範囲を考えることがポイントです。
次に確認したいのが、利用できるエリアです。
受付、会議室、執務室、書類や機器の保管場所など、オフィス内には用途の異なる場所があります。
従業員であっても、業務上利用する必要のないエリアまで自由に入れるようにする必要があるとは限りません。
ここで考えるのが「アクセス権限」です。
アクセス権限とは、難しく捉える必要はなく、「その人がどこまで入れるようにするか」を決めることです。
部署や担当業務、利用目的などに応じて、必要な場所を利用できるように管理します。
同じ人、同じ場所であっても、利用する時間帯について確認が必要なこともあります。
通常の勤務時間だけ利用するのか、早朝や夜間にも利用するのか、休日出勤があるのか。
オフィスの働き方によって、人の出入りが発生する時間は異なります。
「入れるか、入れないか」だけではなく、「いつ利用できるようにするのか」まで整理すると、実際の働き方に合った入退室管理を考えやすくなります。
入退室管理は、一度決めれば終わりではありません。
新しく従業員が入社することもあれば、異動や退職によって利用するエリアが変わることもあります。期間を限定して外部の事業者が出入りすることもあるでしょう。
そのため、利用者が変わったときに、鍵の貸与・回収やアクセス権限の追加・変更・削除を行える運用が必要です。
特に異動や退職時には、以前の権限がそのまま残っていないか確認します。
現在の組織や業務に合わせて、利用者と権限を更新していくことも入退室管理の一部です。
何か確認が必要になったときに、「誰が・いつ・どこへ出入りしたのか」をたどれるかどうかも確認しておきたいポイントです。
物理鍵の場合、鍵を持っている人は把握できても、実際に誰がいつ扉を開けたのかまでは記録として残らないことがあります。
一方、入退室管理の仕組みによっては、利用者や日時、利用した出入口などの履歴を記録できるものもあります。
ただし、履歴を残すこと自体が目的ではありません。
何を確認するために、どのような記録が必要なのかを整理しておくと、必要なときに慌てず対応できます。
入退室管理の方法はオフィスに合わせて選ぶ
入退室管理には、物理鍵をはじめ、カードなどによる認証や顔認証など、さまざまな方法があります。
どの方法が適しているかは、オフィスの規模や利用人数、管理するエリア、現在の運用などによって異なります。
利用する人が限られており、鍵の貸与・回収を適切に管理できる環境であれば、物理鍵も選択肢の一つです。
現在の運用で「誰が鍵を持っているのか」を把握でき、異動・退職時の回収や紛失時の対応まで決まっているのであれば、必ずしも別の仕組みへ変更する必要はありません。
まずは、現在の方法で管理上の課題が生じているかを確認することが先です。
カードなどを使って利用者を認証する方法もあります。
利用者ごとに管理したり、仕組みによっては利用できるエリアを分けたりすることができます。
物理鍵と同様に、カードを誰に発行したのか、紛失した場合にどうするのか、退職時にどのように無効化するのかといった運用も必要です。
設備だけでなく、発行から変更・回収まで含めて管理方法を決めておきます。
本人の顔を使って認証する方法もあります。
鍵やカードなどの物理的な媒体を持たずに認証できるため、鍵・カードの紛失や貸し借りといった管理上の課題を減らせる方法の一つです。
一方で、顔認証であればどのオフィスにも適しているというわけではありません。
利用人数や管理する場所、必要な運用などを整理したうえで、自社に合う方法かを検討します。
設備だけでなく運用まで決めておく
電子錠や入退室管理システムを導入しても、それだけで管理が完了するわけではありません。
誰が利用者を登録するのか。異動したときに誰が権限を変更するのか。退職者の登録をいつ削除するのか。履歴を確認する必要が生じた場合に誰が対応するのか。
こうした日々の運用が決まっていなければ、導入時には整理されていた情報も、時間がたつにつれて実際の利用状況と合わなくなる可能性があります。
入退室管理は、機器を設置することそのものではなく、「誰を・どこまで・いつ入れるのか」を継続して管理することです。
設備の導入と同時に、その後の登録・変更・削除・確認を誰が担当するのかまで整理しておきます。
オフィスに合った入退室管理を考える
オフィスの入退室管理を見直すときは、最初から特定の設備を選ぶのではなく、現在の管理方法で困っていることを整理するところから始めます。
たとえば、物理鍵の本数や保有者を管理しにくい、異動のたびに鍵の受け渡しが発生する、エリアごとに利用できる人を分けたい、必要なときに入退室の履歴を確認したい、といった課題です。
そのうえで必要な管理方法を整理し、電子錠やカード、顔認証などの仕組みを選択肢として検討します。
エイト・シーズでは、電子錠を活用した入退室管理の「LOCKMAN」や、顔認証を活用した「FaceWatch」など、オフィスの利用環境や管理したいエリアに応じた入退室管理の選択肢を取り扱っています。
製品から管理方法を決めるのではなく、現在の課題と必要な管理を整理したうえで、オフィスに合った仕組みを選ぶという順番が欠かせません。
オフィス全体の防犯・セキュリティを見直す際の考え方については、こちらの記事でもご紹介しています。
まとめ｜「誰を・どこまで・いつ入れるか」から整理する
オフィスの入退室管理を見直すときは、電子錠や顔認証などの設備を選ぶことから始める必要はありません。
まずは、「誰を・どこまで・いつ入れるのか」を整理します。
そのうえで、現在の鍵管理、エリアごとのアクセス権限、利用する時間帯、入社・異動・退職などで人が変わったときの対応、必要な場合に入退室履歴を確認できるかを見直します。
現在の運用で十分に管理できているのであれば、その方法を続けることも選択肢です。一方、鍵の管理や権限変更、履歴確認などに課題がある場合には、電子錠やカード、顔認証などの仕組みが管理を支える選択肢になります。
入退室管理の本質は、設備の種類そのものにあるわけではありません。
オフィスを利用する人や場所、時間の変化に合わせて、「誰を・どこまで・いつ入れるのか」を継続して管理できる状態にしておくこと。
まずは現在の鍵や利用者、管理しているエリアを確認し、自社のオフィスで見直す必要があるところから整理していきましょう。
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