買取店の在庫管理はなぜ重要？――商品の所在と状態を把握するために

〖安心・安全な買取店づくり vol.3〗

買い取った商品を確認しようとしたとき、保管場所がすぐに分からなかった経験はないでしょうか。
管理表には在庫として記録されているのに、いつもの棚には見当たらない。ほかのスタッフに尋ねてみると、別の場所に移されていたことが分かった。商品は店舗内にあっても、所在を確認するまでに時間がかかることがあります。
買取店では、同じ種類の商品でも、状態や付属品の有無が異なります。そのため、商品の数だけでなく、一点ごとの情報を把握することが欠かせません。

前回の記事「買取情報の一元管理はなぜ必要？――情報の分散が店舗運営に与える影響」では、受付・査定・買取結果・対応履歴など、取引に関わる情報を店舗として確認できる状態について考えました。
今回は、買取が成立した後の商品に目を向けます。在庫の所在や状態を把握することがなぜ重要なのか、管理が曖昧になると何が起こるのかを整理しながら、店舗で見直したいポイントを考えていきましょう。

買取店では、どのような在庫情報を管理する必要があるのか

これらの情報は、別々に存在しているだけでは十分に役立たないことがあります。商品の状態は記録されていても、どこに保管されているのか分からなければ、現物を確認するまでに時間がかかります。反対に、保管場所が分かっていても、似た商品を区別できなければ、目的の商品を特定しにくくなります。
買取店の在庫管理では、「どの商品が、どこにあり、どのような状態なのか」を、一点ごとに確認できることが大切です。

在庫の所在や状態が分からないと、何が起こるのか

こうした状況では、商品を探す時間が増えるだけでなく、確認のためにほかのスタッフの手を止めることにもなりかねません。特に、商品の保管場所や状態を一部のスタッフだけが把握している場合には、担当者が変わったときに確認が難しくなることがあります。
もちろん、日常業務のなかで商品を移動したり、保管方法を変更したりすること自体が問題なのではありません。
問題になるのは、現物の状況が変わっても、その情報を店舗として確認できないことです。
商品の所在や状態を把握することは、作業の手間を減らすためだけでなく、商品を適切に取り扱い、店舗内での確認を円滑に進めることにもつながります。

在庫を正しく把握するために必要な管理の仕組みとは

在庫の状況を把握するには、商品そのものと、管理上の記録が対応していることが前提になります。
まず考えたいのは、一点ごとの商品を識別できる状態にすることです。商品名や型番だけでは区別が難しい場合には、管理番号などを用いて、記録と現物を対応させる方法が考えられます。同じ型番の商品が複数あっても、それぞれに異なる管理番号を付けておけば、商品の状態や付属品、保管場所などの記録を個別に確認しやすくなります。
次に、保管場所を明確にしておくことも必要です。「倉庫にある」「奥の棚に置いてある」といった曖昧な記録では、実際に商品を探す際に迷う可能性があります。棚や保管区画など、店舗内で共通して理解できる単位で記録しておくと、所在を確認しやすくなります。
また、商品を移動したときには、その変更を記録に反映することも欠かせません。商品を識別する情報、保管場所、状態、移動の記録がつながっていれば、担当者が変わっても現物の状況を確認しやすくなります。
ただし、管理番号を付けたり、保管場所を記録したりするだけで、在庫管理が完成するわけではありません。現物の動きに合わせて記録を更新することが必要です。

在庫情報を記録するだけでは不十分な理由

そのため、在庫情報の管理では、記録を更新するタイミングや担当を整理しておくことが求められます。
加えて、記録と現物が一致しているかを、定期的に確かめることも考えておきたいところです。具体的には、管理表に記載された保管場所に商品があるか、商品の状態や付属品の記録に食い違いがないかなどを確認する方法があります。
確認の頻度や範囲は、店舗の規模や取り扱う商品の種類、在庫の量などによって異なります。すべての店舗に同じ方法が適しているわけではありません。
大切なのは、記録を残した時点で管理が終わったと考えず、現物と記録の一致を保つための確認を、日々の運用に組み込むことです。

自店舗の在庫管理を見直す際の確認ポイント

では、自店舗の在庫管理を見直す際には、どのような点を確認すればよいのでしょうか。
最初から新しい管理方法やシステムの導入を考える必要はありません。まずは、現在の記録と実際の商品が、どのように対応しているのかを振り返ってみましょう。
確認しておきたいのは、次のような点です。

• 商品の識別：同じ種類や型番の商品が複数ある場合でも、一点ごとに区別できるか。
• 商品の状態・付属品：傷や使用感、付属品の内容など、必要な情報を商品ごとに確認できるか。
• 保管場所：管理上の記録から、商品がどこにあるのかを特定できるか。
• 移動時の更新：商品を別の場所へ移した際、保管場所の変更を記録に反映しているか。
• 在庫状況の変更：販売などによって在庫の状況が変わった際、その情報を更新しているか。
• 現物との照合：記録された内容と実際の商品が一致しているか、確認する機会を設けているか。

これらを確認することで、記録が不足している部分だけでなく、記録と現物の間にずれが生じやすい場面も見えてきます。
商品ごとの識別情報は整っていても、移動時の記録更新が徹底されていなければ、保管場所を正しく把握できない可能性があります。反対に、保管場所の記録が正確でも、商品の状態や付属品の情報が曖昧であれば、似た商品を取り違えずに確認することが難しくなるかもしれません。
どこに課題があるかによって、必要な見直しは異なります。
買取業務や在庫の管理を支援する仕組みの一つに、EIGHTAZ for Reuseがあります。管理方法を検討する際には、製品の対応範囲を確認したうえで、自店舗の運用に合うかどうかを見極めることも一つの方法です。
いずれの場合も、自店舗で扱う商品について、どの情報を、どのような方法で確認できる状態にしたいのかを整理しておくことが、見直しの軸になります。

まとめ｜商品の所在と状態を店舗として把握するために

「在庫として記録されている」だけでなく、「その商品がどこにあり、どのような状態なのかを確認できる」こと。
その状態を目指して、まずは自店舗の在庫情報と実際の商品が、どのように対応しているかを見直すことから始めましょう。

エイト・シーズ株式会社
（本社：東京都／代表取締役：渋谷 翔一朗）